Zertifizierung der Büroorganisation

Die Bundessteuerberaterkammer leitet aus dem berufsrechtlichen Grundsatz der gewissenhaften Berufsausübung die Verpflichtung des Steuerberaters ab, geeignete Maßnahmen der Qualitätssicherung seiner Tätigkeit zu betreiben. Ein Qualitätsmanagement umfasst alle Maßnahmen, die der fachlichen Fortbildung des oder der Berufsträger und der Mitarbeiter sowie der Optimierung der Büroorganisation und der Arbeitsabläufe dienen. Die stetig zunehmenden Erwartungen der Mandanten des Steuerberaters und die wachsenden Anforderungen führen dazu, dass der Steuerberater der Qualitätssicherung in Zukunft noch höhere Beachtung schenken muss.

Gesetze, Berufsordnung und hierzu ergehende Rechtsprechung bestimmen die Sorgfaltspflichten des Steuerberaters und bilden den äußeren und rechtlichen Rahmen der Auftragsbearbeitung. Die persönlichen Vorstellungen und Wünsche des Mandanten, sofern sie sich im Rahmen des rechtlich Möglichen, des berufsrechtlich Zulässigen, aber auch des wirtschaftlich Erfüllbaren bewegen, bieten dem Steuerberater Möglichkeiten, das Auftragsverhältnis durch eine besondere Qualität zu festigen.

Qualitätssicherung ist Führungsaufgabe und umfasst alle Maßnahmen, um die geforderte bzw. angestrebte Qualität zu erhalten und zu verbessern. Der Steuerberater soll insbesondere seine beruflichen Tätigkeiten hinsichtlich Praxiszielsetzung, Dienstleistungs-, Mandats- und Honorarpolitik überdenken, um dadurch den Nutzen für den Mandanten und die Produktivität der Praxis zu steigern. Qualitätssicherung bedeutet deshalb auch, die Arbeitsabläufe nachvollziehbar zu dokumentieren, zu optimieren und Fehler bei der Leistungserstellung zu vermeiden.

Schließlich soll durch Kontrolle und Nachschau der Qualitätssicherungsaspekte ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess erreicht werden.

Qualitätsmanagement nach dem Normenwerk DIN EN ISO 9000 ist ein durchdachtes, die Kanzleigegebenheiten berücksichtigendes System organisatorischer Regelungen, das sicherstellen soll, dass der Prozess der Leistungserbringung in der höchstmöglichen Güte erfolgt. Durch ein solches Qualitätsmanagement-System soll gewährleistet werden, dass auch bei krankheits- oder urlaubsbedingten Personalausfällen, schlechter Tagesform des Sachbearbeiters oder Beraters, Ausfällen oder Störungen des EDV-Systems u.a.m. Sicherungsmaßnahmen greifen, die Fehler und Reklamationen entscheidend verringern.

Ein Qualitätsmanagement-System zielt darauf ab:

organisatorische Regelungen zu treffen und festzuschreiben, damit Fehler erst gar nicht entstehen.
ein Sicherungssystem zu implementieren, das gewährleistet, dass entstandene Fehler aufgedeckt und beseitig werden, möglichst bevor Unterlagen an Dritte gelangen.
Fehlerursachen systematisch zu ermitteln, um Maßnahmen zur Vermeidung künftiger Fehler zu ergreifen.

Es stellt ein individuelles, die Kanzleibesonderheiten berücksichtigendes Gebilde dar, für das die ISO-Normen lediglich die umfassende Leitlinie und den formalen Rahmen für das jeweils in der Kanzlei praktizierte Organisationskonzept abgeben. Die oft geäußerte Befürchtung, ein Qualitätsmanagement-System führe zur Einheitskanzlei und enge die Flexibilität ein oder behindere die Kreativität, ist sicherlich unbegründet. Vielmehr dokumentiert es die Arbeitsabläufe intern sowie extern, was auch zu größerem Mandantennutzen und dessen Sicherheit führt.

Für Wirtschaftsprüfungskanzleien und -gesellschaften ist ab 01.01.2006 die Zertifizierung der Büroorganisation gesetzliche Pflicht. Für Steuerberaterkanzleien und -gesellschaften ist die Zertifizierung nach wie vor eine Option. Aufgrund zahlreicher Initiativen der Bundessteuerberaterkammer ist jedoch davon auszugehen, dass auch im Bereich der Steuerberatung die Zertifizierung mittelfristig zur gesetzlichen Pflicht wird.

Ihre Erfahrungen im Bereich der Zertifizierung von Medizinprodukten wird die Gründerin bei der Zertifizierung von Steuerberaterkanzleien einsetzen können. Neben Checklisten werden unternehmensindividuelle Audits vorbereitet, die den Beratungsbedarf eruieren und bei der Implementierung des Qualitätsmanagement-Systems behilflich sind.

Diese Beratung umfasst nicht einen einmaligen Zertifizierungsprozeß. Vielmehr sind jährliche Aktualisierungs-Audits, sog. Re-Audits durchzuführen, sowie im Abstand von drei bis vier Jahren neue Zulassungsaudits, um die kanzleiinternen Strukturen im jeweils aktuellen Stand abzubilden.

Diese Aufzählung ist nur ein kleiner Auszug aus unserem Beratungsangebot. Sprechen Sie uns bei Fragen einfach an. Wie Sie uns erreichen, finden Sie unter Kontakt.

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